يقال أن كتابة كل مهامك على ورقة لا يجعلك بالضرورة أكثر انتاجية .
ومن المعروف أن كتابة قائمة مهام من أكثر الأمور المعينة على الانجاز ، لكن آحيانا تتحول قائمة المهام الى عبء و مصدر ارهاق ، في حالة لو كانت طويلة أو ذات توقعات مبالغ فيها ( الطموح المفرط😑 ) ، آيضا لو كانت غير مرتبة في فئات و تختلط فيها المهام ذات الأولوية بالمهام الثانوية . و يحصل أن ينتهي يومك و تكتشفين أنك انجزتي فعلا اشياء في القائمة ، لكن شعورك الداخلي أنك ضيعتي وقتك في المهام الصغيرة أو تلك الغير مهمة.
في هذه التدوينة سأشاركك أسرار كتابة قائمة مهام ناجحة و قابلة للإنجاز .
لنبدأ :
1.عدد المهام :
يفضّل أن تتكون قائمتك من 10 الى 12 مهمة على الأكثر . و في الواقع لا يوجد رقم مثالي . لكن تذكري أنه كل مازادت الخيارات زادت الصعوبة في اتخاذ القرارات
2.قسّمي القائمة الى فئات :
و التقسيم يختلف حسب نمط الحياة و نوع القائمة . فمثلا ممكن نقسم قائمتنا الى اربعة أقسام ( العمل ، الأسرة ، الصحة ، آخر ) . أو ( المنزل ، العمل ، الترفيه ) بحيث نضع في كل بند 3 أو 4 مهام .
3. يمكن تقسيم المهام نفسها الى ( مهمة ، ثانوية ، و غير مهمة ):
حتى المهام المرتّبة في فئات يمكن ترتيبها حسب الأولوية ، و لاحظي عندما نقول كلمة أولوية فنحن لا نعني بالضرورة الأعمال العاجلة أو الطارئة بالرغم من أني اوصي بعملها في بداية اليوم للشعور بالراحة ( كما يقال : التهم الضفدع أولا )، لكن آحيانا ، تكون الأولوية هي الراحة ، أو جلسة استرخاء أو موعد عند صالون تجميلي . الفكرة هنا أن تكون قائمتك هي دليلك اليومي للشعور بالراحة و الانجاز نهاية اليوم .
4..لا تخلطي مهام اليوم بالأسبوع بالشهر :
لو كنتي تتعاملين مع منظم / بلانر ، فغالبا ستكون لديك مساحة جيدة لكتابة خططك الشهرية بترتيب يختلف عن الاسبوعية و الذي يختلف ايضا عن اليومية . بالتالي عند كتابة قائمة اليوم أو الغد ، احرصي أن تكون قائمتك لا تشمل مهام لا يمكن انجازها الا في شهر أو أسبوع . لأن هذه المهام ستعتبر من النوع الثقيل و الذي يفسد عليك انجاز كل القائمة .
لذلك قسّمي الهدف الشهري او الاسبوعي الى مجموعة أهداف صغيرة يمكن ادراجها الى قائمة مهامك بشكل يومي .
لمساعدتك في التخطيط ، احصلي على ملف التخطيط الشامل :
كذلك شاهدي مواضيعينا للتخطيط الأسبوعي و الشهري و اليومي :
https://joharhworlds.com/2022/06/08/planjourny/
ملاحظة : لا بأس أن يحوي يومك _ في بعض الاحيان _ مهمة واحدة فقط أو لا شيء على الاطلاق 🙂✋
5.اجعلي مهامك محددة و واضحة :
بمعنى لو كان من ضمن مهامك كربة البيت ترتيب المنزل ، فسيكون عليك كتابة قائمة صغيرة تفصيلية للمقصود بترتيب المنزل ، لأن المعنى العام يسبب ارباك و يضيّع الشعور بالانجاز .
مثال آخر : مهمة الدراسة للإمتحان ، تحتاجين لكتابة ماذا تدرسين ؟ و كم صفحة ؟ و هل يشمل أوراق المراجعة .. الخ
و قيسي عليها أي أعمال أخرى .
6..استخدمي تطبيقات الهاتف في كتابة قائمة مهامك :
مهما كان ولاؤك للورق ، فإنه عند كتابة قائمة مهام ، تفوز تطبيقات الهاتف في كثير من الأحيان على الورقة و القلم . فيكفي أن قائمتك تنتقل معك من مكان لآخر حتى خارج المنزل ، بالإضافة لإمكانية وضع تنبيهات لكل بند فيها مع تنسيق للأولويات و سهولة كتابة وصف تحت المهام شامل موقع المكان ، و الأشخاص و الأرقام وغيره .أنا شخصيا أستخدم الاثنين . فيوميا في المساء أكتب قائمتي ورقيا في المنظم . و إذا كانت مهامي تتطلب تنبيه أو أحتاج لنقلها معي خارج طاولة المكتب ، فإني اكتبها على تطبيق الهاتف لضمان انجازها
7. القي نظرة على قائمتك في منتصف اليوم :
لا تتوقعي أن كتابة قائمة في أول الصباح كافي لجعلك تنجزيها خلال اليوم . تحتاجين للإطلاع عليها خلال يومك ، في الظهيرة مثلا أو بداية المساء . اشطبي أي مهام تم انجازها ، و عدّلي على البنود الباقية في حال تم تأجيلها او الغاءها ، ثم امضي بقية يومك في محاولة انجاز الباقي منها .
7. افحصي قائمتك قبل النوم واكتبي واحدة جديدة :
وهو وقت مناسب لشكر نفسك على تحقيق قائمة مهامك أو جزء منها . أو ربما بحث الأسباب التي ساهمت في فشلها . هل كانت المهام مبالغ فيها ؟ هل أنتي كسوله و تحتاجي لدعم طاقتك و عافيتك ؟ هل أنتي بحاجة لتحدي أو هواية جديدة لدفعك للحركة ؟
و بشكل عام لا حاجة للشعور بالذنب عموما ، يمكنك دائما البدء مرة أخرى . اقلبي الصفحة و اكتبي من جديد .
هذا كل شيء ، آمل لك الفائدة ،
تابعيني على منصات التواصل الاجتماعي
رد واحد على “8 أسرار لكتابة قائمة مهام مرتّبة و قابلة للإنجاز”
[…] 8 أسرار لكتابة قائمة مهام مرتّبة و قابلة للإنجاز […]